word文档处理技巧五则解读

　　3、利用Word 2000阅读电子文档

　　时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款"读书软件"。

　　第一步：打开将要阅读的文档，选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签，在"常规选项"中将"蓝底白字"选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。

　　第二步：单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。

　　第三步：选择[工具]菜单中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼"。

　　向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏;同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快;离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉!读到精彩之处，想要停下来细看怎么办?没关系，随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。

　　怎么样，这款"读书软件"还够格的吧?事实上我宁愿用Word 2000来读书，不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持，平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2000的另一大理由是它还支持BIG5码。

　　4、巧用格式刷快速设置段落和文字格式

　　在WORD的常用工具栏中有一个"格式刷"按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排版格式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的'排版格式为蓝本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落(蓝本)，然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，目标段落格式便与源段落格式变成一致;对于文字，先将源文字标记成块，然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文字的格式与源文字变成一致。但这样每次只能刷一次，若在点"格式刷"按钮时双击，使其处于被按下的状态，则可以接连刷若干次，(要取消格式光标时，只需按ESC键或再次单击"格式刷"按钮)这对于要将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效率很高，免去了重复为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下"样式"，利用它也可省去不少重复的操作。

　　5、利用矩形区域块(列块)完成一些特殊功能

　　在WORD中要将文字、段落标记成块，可能大多数用户已经很熟练，可还有一个有用功能未必大家都知道，那就是标记矩形区域块，方法是：先按ALT键不放，然后按住鼠标左键在文档区内画一个矩形区域，即可标记一个矩形块。然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作。这种方式在文档内容需要以列块方式操作时很有用。例如当文档内容中含有多个列数据(但又不宜采用表格)，需要对各列进行移动、复制或改变列的间距等操作时。

　　6、Word2000中样式的使用

　　Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，你可以调整已有样式的格式设置。

　　(1).创建新样式

　　①选定要将其格式保存为样式的文本。

　　②单击"格式"菜单,单击"样式"，然后单击新建。

　　③键入简短的、描述性名称。

　　④单击"样式类型"下拉箭头，然后单击"段落"，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者单击"字符"，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。

　　⑤单击"后续段落样式"下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。

　　⑥单击"添至模板"复选框，将新样式保护到当前模板中。

　　⑦单击"确定"。

　　⑧单击"应用"或"关闭"。

　　浏览不同的样式列表。